test

Aiemmin tilausten käsittely sitoi ruokapalveluyritys Menumatin henkilöstöä kokopäiväisesti, mutta verkkoliiketoiminnan ja ERPin yhdistelmällä työaikaa säästyy muuhun.

Kun innovatiivisia ateriaratkaisuja toimittava asiakkaamme Menumat osallistui hiljattain uuteen kilpailutukseen, tarjouskilpailun voittamisen edellytyksenä oli tietynlainen tilausjärjestelmä.

Menumat on Suomen markkinoilla ainoa ruokapalveluyritys, joka toimittaa asiakkailleen pakasteruokia valmiina kokonaisuuksina koteihin ja palvelukoteihin. Hoivakohteille on kuuden viikon kiertävä ruokalista, josta asiakkaat ovat pystyneet tilaamaan omille asiakkailleen ravitsemussuositusten mukaan kootut lounaat ja päivälliset.

Tilausjärjestelmän päivittäminen tuli kuitenkin ajankohtaiseksi, kun Menumat osallistui kilpailutukseen koskien ETEVA kuntayhtymän ruokatoimituksia.

Toteutimme Menumatille uudenlaisen ratkaisun, jossa lounaiden ja päivällisten lisäksi tilausjärjestelmästä on mahdollista tilata myös aamupalat, välipalat ja iltapalat. Verkkoliiketoiminnan ja toiminnanohjausjärjestelmän yhdistelmä myös automatisoi tilausten käsittelyä.

Helppokäyttöinen tilausjärjestelmä

Sosiaali- ja terveydenhuollon siirtyminen hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa teki kilpailutuksen aikataulusta kireän. Menumat voitti tarjouskilpailun ja toimittaa nyt aterioita neljällä hyvinvointialueella asuvien kehitysvammaisten asumispalveluihin ja päivätoimintaan. Lisäksi mukana on myös sosiaalipsykiatrian asumiskohteita. Ruokapalvelu auttaa palvelukotien henkilökuntaa keskittymään hoivaan ja asiakkaisiinsa, ja vapauttaa työaikaa ruuanvalmistuksesta.

Toimintojen automatisointi tuli tarpeeseen, sillä kohteita on lähes 50. Asiakkaiden erityistarpeet huomioitiin uudessa ratkaisussa.

”Ruokailijamäärät kohteissa vaihtelevat paljon päivittäin. Nyt asiakkaidemme on helppo tilata oikea määrä tuotteita tietylle päivälle. Tilaaminen on helppoa, ja meiltä lähtee aina oikeankokoiset ruoka-annokset suoraan heille”, Menumatin myyntijohtaja Jaana Korkeila-Långsjö kertoo.

Päivitetty järjestelmä oli tarjouskilpailun edellytyksenä, mutta vanhaa tilausjärjestelmää oli jo muutenkin tarpeen päivittää.

”Tilausjärjestelmämme alkoi olla jo useita vuosia vanha, ja se oli aika yksinkertainen. Alun perin järjestelmä keskittyi kotiaterioihin, mutta aika ajoi sellaisen palvelun ohi, koska koronan aikana verkkokauppaliiketoiminta kehittyi valtavin askelin”, Korkeila-Långsjö sanoo.

”Kyllähän vanha järjestelmä alkoi olla jo raikkaita tuulahduksia menneisyydestä ja elinkaarensa päässä. Verkkosivummekin uudistettiin tämän vuoden alussa ja halusimme, että myös tilausjärjestelmän ulkoasu vastaa verkkosivujamme.”

Automatisoinnista hyötyä sekä asiakkaalle että omalle henkilöstölle

Aiemmin Menumatin henkilökunta teki tilaukset asiakkaidensa puolesta.

”Jokainen toimistollamme teki näitä tilauksia kokonaisia päiviä, ja hiljalleen tehtävä siirtyi pelkästään minulle. Suurin osa viikostani oli pelkästään tilausten käsittelyä”, palvelupäällikkö Milla Lindroos kertoo.

Nyt järjestelmässä on selkeä polku tilauksesta aina toimitukseen ja laskutukseen. Asiakas pystyy itse tekemään tilaukset kullekin päivälle, ja Oscarin T5-järjestelmässä tilaukset viedään keräilyyn oikein koottuina ja toimitetaan oikeaan aikaan.

”Aiemmin erityisruokavalioissa meidän täytyi vielä erikseen katsoa jokaiselle oikea ruoka. Nyt nekin menevät automaattisesti järjestelmästä. Lisäksi kaikki ateriakokonaisuudet piti eritellä erillisiksi tuotteiksi, jotta tiedettiin, mitä kaikkea tiettyyn ateriaan kuuluu”, Jaana Korkeila-Långsjö kuvailee.

”Nyt, kun asiakas tilaa ateriakokonaisuuden, järjestelmä tietää, mitä tiettynä päivänä on esimerkiksi lounaana ja mitä kaikkea siihen kuuluu. Tämä säästää meillä resursseja ja työaikaa muuhun.”

Myös asiakkailta tullut palaute on ollut myönteistä.

”Tilausjärjestelmä on heidän mielestään helppokäyttöinen. Lisäksi se helpottaa myös heidän arkeaan, kun järjestelmästä pystyy helposti näkemään, mitä on tilattu. Tieto kulkee myös sijaisille, eikä olla yksittäisten sähköpostien varassa”, Milla Lindroos kertoo.

Jotain vanhaa, jotain uutta

Tiukasta aikataulusta huolimatta uuden tilausjärjestelmän rakentaminen sujui jouhevasti.

”Oscarilla on tosi ammattitaitoiset asiantuntijat. He ovat jaksaneet kysyä, ja kommunikaatio on ollut avointa”, Jaana Korkeila-Långsjö kertoo.

Hän iloitsee myös siitä, että vanhasta tilausjärjestelmästä säilytettiin asiakkaille tuttuja ja toimivia elementtejä ja hyödynnettiin niitä myös uudessa ratkaisussa.

”Meillä oli jo valmiiksi aika paljon räätälöintejä, ja oli hienoa, että kävimme ne läpi ja pystyimme niitä hyödyntämään. Myös muut vanhat elementit jäivät talteen. Jos niitä joskus tarvitaan, niin osa työstä on jo tehty.”

”Mielestäni se oli Oscarilta hyvin asiakasystävällisesti mietitty, että tehtyä työtä ei heitetty roskiin”, Korkeila-Långsjö kiittelee.

Suunnitteletteko toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa? Lataa maksuton ERP-vaihtajan opaskirja!

ERP:stä liiketoiminta-alustaan – kokeneet konkarit kertovat

Teos saa sinut pohtimaan, onko nykyinen toiminnanohjausjärjestelmäsi ajan tasalla. Saatko siitä kaiken nykytekniikan mahdollistaman hyödyn vai voisitko jotenkin tehostaa sen käyttöä? Mitkä merkit kertovat, että on aika vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmää? Teos antaa myös tärkeää tietoa siitä, kuinka valita sopiva järjestelmä yrityksen käyttöön ja mitä asioita yrityksen järjestelmiä vaihdettaessa tulee huomioida, jotta projekti saadaan ongelmitta läpi.