test

Lue miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin vaiheet etenevät ja mitkä asiat huomioimalla ERP-projektin implementointi onnistuu varmasti.

Toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män, eli ERP:n, käyttöönotto vaatii aikaa ja resursseja, mutta hankkeeseen ryhtyminen kannattaa, koska se tehostaa huomattavasti yrityksen liiketoimintaa. Miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti käytännössä etenee ja miten onnistut ERP-projektissa? Perusperiaatteet ovat samat olipa kyseessä sitten ERP-ohjelmistoalustan vaihto tai yrityksen ensimmäisen ERP-järjestelmän käyttöönotto.

ERP-hanke on aina myös asiakkaan oma prosessihanke. Toiminnanohjausjärjestelmä tukee joukkoa tunnistettuja ja määriteltyjä toimintatapoja. Oman toiminnan analysointi, prosessien tunnistaminen ja koko organisaation sitoutuminen sovittuihin toimintatapoihin ovat keskeisiä hankkeen onnistumisen edellytyksiä.

Onnistu ERP-järjestelmän käyttöönotossa

🔹 Määrittele yrityksen tarpeet yhdessä kumppanin kanssa

🔹 Dokumentoi prosessit hyvin ja selkeästi

🔹 Määrittele realistinen toteutusaikataulu

🔹 Sitouta prosessien omistajat hankkeeseen

🔹 Varmista ammattimaisesti hallittu projektin läpivienti

🔹 Huolehdi asianmukaisesta koulutuksesta ja käyttötuesta

ERP-järjestelmän käyttöönoton vaiheet

🎯 Tavoitteiden asettaminen

Mitä järjestelmäuudistuksella tavoitellaan? Projekti lähtee liikkeelle tavoitteiden ja tarpeiden kartoittamisesta. Mitkä työvaiheet ja liiketoimintaprosessit kaipaavat tehostamista? Miten toiminnanohjauksella voitaisiin tehostaa yrityksen prosesseja ja toimintaa? Tavoitteiden asettaminen vaikuttaa sopivan kumppanin valintaan, mutta myös kumppanin valinnan jälkeen on syytä käydä uudelleen läpi, mitä tavoitellaan. Kokeneet ERP-asiantuntijat osaavat auttaa siinä, miten eri työvaiheita ja prosesseja voitaisiin tehostaa.

📝 Suunnittele

Suunnitteluvaiheessa kirjataan ylös, miten asetetut tavoitteet saadaan käytännössä toteutettua. Lisäksi lyödään lukkoon projektin aikataulu ja määritellään projektin avainhenkilöt ja vastuuhenkilöt.

✔ Sopivan kumppanin valinta

ERP-projektin onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että on valittu sopiva kumppani. Kumppanin tulee ymmärtää yrityksen liiketoiminnan tarpeita ja osata toteuttaa niitä tukeva luotettava järjestelmäratkaisu. Lisäksi kumppanin tulee pystyä ottamaan huomioon loppukäyttäjien näkökulma ja osata toteuttaa järjestelmän käyttöliittymä suoraviivaisen helppokäyttöiseksi. Tärkeää on myös kumppanin toimialaosaaminen, jotta kumppani ymmärtää yrityksen prosesseja.

🔎 Tarkastele vanhoja toimintatapoja

Hankkeen yhteydessä yritykseen juurtuneita toimintatapoja on syytä tarkastella kriittisesti. Voidaanko toimintaa suoraviivaistaa? Tarvitaanko asiakaskohtaista mukautusta vai voidaanko toimintatapoja viilaamalla hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmän vakiotoiminnallisuuden tarjoamia vakioratkaisuja?

Toteutus: ERP-järjestelmän implementointi

Onnistunut ERP-järjestelmän implementointi eli toteutus edellyttää selkeää suunnittelua ja tarkkaa ammattimaista toteutusta. ERP-kumppanin kokemus ja osaaminen ovat erityisen tärkeitä projektin määrittelyvaiheessa, mutta hankkeen läpiviennissä tärkeään rooliin astuu asiakas.

Toimittaja ei voi yksin viedä hanketta onnistuneesti läpi. Riittävä resursointi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaatimiin tehtäviin on välttämätöntä. Asiakkaalla tulee olla vastuullinen projektipäällikkö, joka toimii toimittajan projektipäällikön vastinparina ja edistää käyttöönoton kannalta keskeisiä asioita asiakkaan omassa organisaatiossa. Projektipäällikkö hallinnoi toteutusta ja on avainroolissa varmistamassa, että kaikki asiat viedään projektisuunnitelman mukaisesti loppuun asti.

🤝Henkilöstön sitouttaminen

Asiakkaan tulee ottaa järjestelmä omakseen. Tämä vaatii merkittävää panostusta ja ajankäyttöä omatoimiseen järjestelmän toiminnan perehtymiseen. Tavoitetta tuetaan tarvittavalla määrällä koulutuksia. Asiakasyrityksen vastuullinen pääkäyttäjä, joka perehtyy järjestelmän toiminnallisuuteen syvällisesti, on korvaamaton apu järjestelmän jalkautuksessa yrityksen arkeen.

⚙ Käyttöönotto

Käyttöönottovaiheessa herää monenlaisia kysymyksiä ja oma aktiivisuus korostuu, jotta onnistuneeseen lopputulokseen päästään. Siksi on tärkeää huolehtia, että järjestelmän käyttäjät tietävät, mistä ja miten he saavat apua ja vastauksia kysymyksiinsä. Kun apua on tarjolla, muutosvastarinta vähenee ja järjestelmän käyttöönotto tapahtuu sujuvasti.

💡 Koulutus

Loppukäyttäjiä ei tule unohtaa, vaan he tarvitsevat kattavan kou­lu­tuk­sen uu­den toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män käyt­töön. Hyvin järjestetty koulutus vähentää muutosvastarintaa ja antaa käyttäjille eväät uusiin toimintatapoihin. Järjestelmä alkaa palvella yritystä vasta, kun sitä osataan käyttää oikein. Oscarin järjestelmätoteutukset ovat onneksi intuitiivisia ja järjestelmien käyttö on helppoa ja nopea ottaa haltuun.

📞 Tuki

Oscarin asiakaspalvelu auttaa selvittämään ongelmatilanteet. Kaikkiin järjestelmiimme on omat tukinumeronsa, joista saa nopeasti asiantuntevan avun ongelmiin niin järjestelmän käyttöä koskevissa asioissa kuin virhetilanteissakin. Järjestelmän käyttöä koskevissa asioissa on joskus hyödyllistä avata etäyhteys asiakkaan koneelta käyttötukeen, jolloin käytämme konetta etäyhteydellä ja asiakas näkee, mitä koneella tapahtuu.

ERP-järjestelmän jatkokehitys

Oscar on kokenut ja luotettava kumppani toiminnanohjaukseen liittyvissä hankkeissa. Oscarin toiminnanohjausjärjestelmiä kehitetään jatkuvasti, joten Oscarin uusien ohjelmistoversioiden ja ominaisuuksien myötä liiketoimintanne tehostuu entisestään. Myös liiketoimintanne kasvaessa ja muuttuessa sen tarpeet voivat muuttua: silloin on hyvä olla Oscariin yhteydessä, niin voimme suunnitella ERP-järjestelmään tarvittavat muutokset. Kanssamme onnistut varmasti!

Lue lisää aiheesta